La phase de recrutement est enfin finalisée, vous avez trouvé votre futur salarié👌
A présent, quelles sont les formalités administratives à accomplir lors de l’embauche ?
Les obligations de l’employeur
Ce qu’il faut savoir :
L’employeur a un certain nombre d’obligations à respecter lors du recrutement d’un salarié que ce soit à l’égard d’organismes externes, qu’à l’égard du salarié lui-même.
Tout d’abord, ces formalités s’imposent quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail.
La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) :
La DPAE doit être obligatoirement transmise à l’URSSAF avant l’embauche (au plus tôt dans les 8 jours avant).
C’est une formalité qui ne s’impose pas pour une convention de stage.
À elle seule, la DPAE permet de remplir une partie des obligations :
- Immatriculation au régime général de Sécurité Sociale ;
- Immatriculation du salarié à la CPAM ;
- Affiliation au régime d’assurance chômage ;
- Demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail.
Les renseignements essentiels pour établir la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche)
De quels renseignements avez-vous besoin pour l’établir :
- Dénomination sociale de votre entreprise ;
- Code APE/NAF
- Numéro de Siret de l’établissement ;
- Coordonnées du service de prévention et de santé au travail dont vous dépendez ;
- Nom, Prénoms, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité Sociale de votre salarié ;
- Date et heure d’embauche prévisibles ;
- Nature et durée du contrat ;
- La période d’essai pour les CDI et CDD supérieurs à 6 mois.
Les sanctions en cas d’absence de DPAE
Que se passe-t-il si vous n’effectuez pas la DPAE ?
Vous vous exposez à des sanctions :
- Régularisation par l’URSSAF des cotisations de Sécurité Sociale non payées du fait de l’absence de déclaration ;
- Une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux du minimum garanti (soit 1203 € en 2023)
- Sanctions pénales car l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé
Registre unique du personnel
Toute nouvelle embauche doit être inscrite sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est une formalité administrative obligatoire dès le 1er salarié embauché, et également s’il s’agit d’un stagiaire. Doivent y être mentionnés de façon indélébile, lors des embauches et dans leur ordre les noms, prénoms et autres mentions de tous les salariés occupés par l’établissement.
Affiliation aux caisses de retraites complémentaires
Cette affiliation s’effectue par la transmission unique et dématérialisée de la DSN (déclaration sociale nominative).
Médecine du travail
L’employeur doit contacter la médecine du travail pour organiser la visite d’information et de prévention ou l’examen médical d’aptitude.
Documents et/ou informations à remettre aux salariés après l’embauche
- Contrat de travail
- Copie de la DPAE ou de l’accusé de réception
- La notice complète des garanties du régime de prévoyance et mutuelle en place dans l’entreprise
- Le statut collectif : convention collective et accords collectifs applicables
- Les dispositifs collectifs d’épargne salariale (intéressement, participation, PEE…) existant dans l’entreprise en lui remettant un livret d’épargne salariale.
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